Remote teams en branding: zo houd je grip op je merkidentiteit

Remote teams en branding: zo houd je grip op je merkidentiteit

Remote werken is voor veel organisaties inmiddels de norm. Medewerkers zijn verspreid over locaties of werken vanuit huis. Dat zorgt voor efficiëntie, maar brengt ook risico’s met zich mee – bijvoorbeeld als het gaat om merkconsistentie. Want hoe zorg je ervoor dat álle uitingen – van offertes tot social media – nog steeds in lijn zijn met je merkidentiteit, als iedereen zelfstandig vanaf verschillende locaties werkt?

Wat er mis kan gaan zonder duidelijke structuur

In de praktijk zien we dat als mensen elkaar minder zien er minder structuur en heldere afspraken zijn. Dit zie je dan bijvoorbeeld terug in de volgende voorbeelden.

• Er wordt door medewerkers met verschillende oudere en nieuwe templates van presentaties gewerkt
• Medewerkers hebben elk hun eigen favoriete kleuren en lettertype
• Iedereen maakt eigen keuzes voor fotografie en tone-of-voice
• Doordat mensen op verschillende locaties werken hebben ze brand assets op pc's, mails en chatberichten

Het resultaat is inconsistente communicatie, verwarring in de markt en een afnemend vertrouwen in je merk. Zeker bij hybride en remote teams, waar dagelijkse afstemming ontbreekt, is dit risico groot.

Waarom remote werken vraagt om merkstructuur

Wanneer medewerkers fysiek samen op kantoor zitten, is afstemming laagdrempelig. In remote situaties valt die natuurlijke controle weg. Tegelijk groeit de afhankelijkheid van tools, templates en individuele interpretatie. Zonder centrale structuur en richtlijnen ontstaat onbedoeld wildgroei.

Consistente merkuitingen vereisen dus niet alleen duidelijke richtlijnen, maar ook toegankelijke tools en training.

Vijf structurele maatregelen om grip te houden op je merk

1. Richt één centrale plek in voor alle merkrichtlijnen

Voorzie je organisatie van een actueel, centraal toegankelijk brandbook. Hierin verzamel je logo’s, kleurgebruik, typografie, tone-of-voice, templates en voorbeelden van goede toepassing. Medewerkers hoeven dan niet meerte gokken of zoeken. Dit kan een pdf zijn die je beschikbaar stelt via bv je website via een verborgen niet indexeerbare link, maar beter is een digitale versie van je huisstijl handboek, een digital brandbook. Bekijk hoe wij dit aanpakken met ons digital brandbook

2. Maak het makkelijk om het goed te doen

Merkregels worden pas toegepast als ze eenvoudig in gebruik zijn. Zorg daarom voor gestandaardiseerde templates voor PowerPoint, e-mail, social media en rapportages. Integreer waar mogelijk je huisstijl in veelgebruikte tools zoals Word, Teams of Canva (met beheer). Minder keuzes betekent minder afwijkingen.

3. Leg het ‘waarom’ uit aan het team

Medewerkers volgen richtlijnen niet omdat het moet, maar omdat ze het belang ervan begrijpen. Leg uit dat merkconsistentie bijdraagt aan professionaliteit, herkenbaarheid en vertrouwen. En laat ze zien dat als ze bestaande templates en richtlijnen gebruiken het ze tijd scheelt. Ze hoeven immers zelf niet meer te experimenteren met vormgeving. Gebruik voorbeelden uit de praktijk om dit concreet te maken. Zo creëer je eigenaarschap in plaats van weerstand.

4. Wijs merkverantwoordelijken aan per team

Wijs binnen elk team, locatie of afdeling een verantwoordelijke aan voor branding. Deze persoon houdt toezicht op merkgebruik, beantwoordt vragen en zorgt dat teamleden toegang hebben tot de juiste middelen. Zo houd je de lijnen kort zonder alles centraal te hoeven controleren.

5. Zorg voor training en interne merkbekendheid

Het opzetten van richtlijnen is stap één. Zorgen dat ze bekend én gedragen worden, is minstens zo belangrijk. Training speelt daarin een cruciale rol.

Praktische opties:

• ‍Interne merksessies of lunch & learn
  Organiseer korte sessies waarin teams vragen kunnen stellen en praktijkvoorbeelden bespreken. Dit verhoogt betrokkenheid en bewustzijn. Herhaal deze regelmatig

• Onboarding
  ‍Verwerk de branding in de onboarding van nieuwe medewerkers zodat ze er vanaf dag 1 dat ze beginnen vertrouwd mee zijn

• ‍‍Video
  ‍Ontwikkel een video waarin je laat zien waar je wat kan vinden, waarom en hoe het werkt.

• E-learning modules
  Ontwikkel een korte e-learning waarin medewerkers kennismaken met de merkidentiteit, richtlijnen en veelgemaakte fouten. Ideaal voor onboarding van nieuwe collega’s én als periodieke opfrissing.

• ‍Cheat sheet of quick guide
  Maak een beknopte visuele samenvatting van de belangrijkste merkregels en veelvoorkomende toepassingen (zoals logo-afstanden, kleurgebruik, typografie en templates). Deze kan worden uitgeprint of als pdf gedeeld worden.

Conclusie: consistentie vraagt om structuur én gedrag

Remote werken is geen tijdelijke trend, maar een nieuwe realiteit. Wie merkconsistentie wil behouden, moet zorgen voor meer dan alleen designrichtlijnen. De sleutel ligt in duidelijke documentatie, slimme tools en gerichte training. Een digital brandbook is daarin het fundament, maar het succes zit uiteindelijk in hoe je team ermee werkt. Zorg dus voor bewustwording, ondersteuning én een praktische vertaling naar het dagelijkse werk.

Wil je ontdekken hoe je jouw merk ook bij remote teams consistent en professioneel houdt?
Bekijk ons digital brandbook of neem contact op voor een adviesgesprek.

‍